Guía administrativa y de contabilidad de un condominio
Guía administrativa y de contabilidad de un condominio
Estas consultas, trabajos, redacciones y diseños son el transitar de un largo viaje y de un sinfín de preguntas que me empecé a hacer cuando ingenuamente acepté laborar en el condominio Azteca Princess como contador general, sin saber que iba resolver temas que me desvelarían por mucho tiempo, no puedo dejar de lado mencionar que en estos desvelos me acompañaría la Sra. Minerva Navarro Cristóbal Administradora del condominio, y sobre todo gracias a quien por él dejamos de desvelarnos un poco menos y nos devolvió la comodidad de dormir un poco más al Licenciado Genaro García Carrasco, él por compartir todos sus conocimientos en el tema relacionado al condominio.
Cabe mencionar que todos los temas fueron implementado en el condominio y uno en particular publicado en la revistas “OPCIONES” en el tema “Un caso imperdonable retención de IVA sobre servicios de recolección de basura” mismo que no esta en esta guía por no considerarse que sea parte de la misma.
Así mismo se toma como ejemplo en los formatos a el "Condominio Maya" que es un condominio inexistente.
Javier Isidro Gatica
CONSIDERACIONES PRELIMINARES
Parecería que a partir del 2017 a la
fecha se puso de moda el tema contable – fiscal. Pero y que pasa en los
condominios cuando dejamos a un lado los procesos administrativos que deberían
ser impecables y que precisamente son estos los que no llevaran de la mano a la
victoria en la rendición de cuentas ante a la asamblea la cual es la autoridad
máxima. Los temas contables-fiscales nos están volviendo locos corriendo el
riesgo de perder la cordura ante la implementación y perfección de tales
procesos administrativos. La impecabilidad de estos procesos deberían verse
reflejados desde la elaboración de un cheque, una transferencia hasta la
realización de la cobranza mensual de cuotas para la solvencia y sobrevivencia
económica del condominio sin dejar a un lado temas como la elaboración de
carteras vencidas de cobro, han desviado la atención de asesores no dándole
importancia necesaria. Haciéndolos suyos insignificantes. En los condominios
hablar de temas de procedimientos administrativos erróneos, es hablar que
corremos el peligro de ponerle pies de barro a los temas de rendición de
cuentas, contables y fiscales.
PLAN DEL LA GUIA CONTABILIZADORA
En este apartado se verá, el contenido de tres
capítulos con la finalidad de poner bases al usuario de lo que puede esperar de
esta guía y darle satisfacción de sus necesidades al usuario en sus procesos
administrativos, de su contabilidad y como consecuencia actualización en sus
temas fiscales. En el capítulo I se pretende dar a conocer al lector en primer
término una referencia de las principales consideraciones que se debe de tomar
en cuenta en los procesos administrativos que nos llevaran a tener una forma de
contabilizar impecable. Es menester hacer mención que todos estos procedimientos
y formatos administrativos que se propone no tiene por qué ser tediosos sino
todo lo contrario funciona desde Excel siendo automatizados desde bases de
datos sencillas alimentadas previamente.
Más adelante en el capítulo II se
presenta al lector una opción de emisión de comprobantes fiscales digitales por
internet expedidos por la administradora del condominio que se encuentra en el
numeral 30 del reglamento de la ley del impuesto sobre la renta, ya que se
siempre se encuentra ante la duda si la Asociación debe emitir comprobantes
fiscales digitales por internet (CFDI) por la cuota de mantenimiento a los
propietarios para efectos de hacerlo deducible. Al final en el capítulo III se
pretende ayudar a estandarizar criterios y procedimientos de registros
contables que son básicos para definir, es decir cómo se debe de registrar cada
transacción que se presente en las operaciones del condominio y la de los
servicios privados.
I
SUGERENCIA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
La causa de este capítulo obedece a
la necesidad de cubrir en esta guía el contexto de control interno tan indispensable
para las operaciones en la rendición de cuentas de un condominio, ya que se
considera que el control interno es todo para un condominio.
I.1 Fondo fijo de caja
La propuesta de este control de
manejo de caja es brindar al administrador y al contador la confianza del
manejo de los dineros de los propietarios. El fondo fijo de caja se entiende
por la suma de dinero que se pone en manos de una persona para efectuar ciertos
pagos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen
nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos hechos. El fondo
se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según
lo indique de tiempo en tiempo las necesidades de operación. En cualquier
momento, el efectivo más el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual
al monto nominal del fondo fijo. Definitivamente debe haber sugerencias de
control interno para pagos en efectivo este criterio está apoyado por Santilla
González Juan Ramón en su libro “como hacer y rehacer una contabilidad”
Sugerencias de control interno para pagos en efectivo
- Deberá adoptarse la política de afianzar a todos aquellos empleados que manejan fondos.
- Separar las funciones de custodia y manejo del fondo de la autorización de pagos y registros contables.
- Para las entregas en efectivo deberá de existir la autorización de previa de funcionario responsable y la adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.
- Adoptar la política de establecer un máximo para pagos individuales.
- Los comprobantes se deberán cancelar con el sello fechador de pagado en el momento de efectuar el pago.
- Los cheques de reembolsos deberán ser expedidos a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja.
- Prohibir usar los fondos de caja para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes y proveedores.
- Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma el responsable que efectuó el pago.
- El procedimiento para reposición de fondo deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondo ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia,
- En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, se deberá precisar el tiempo en que se efectúe tal gasto, pasado el cual si esté no ha sido realizado solicitar inmediatamente la devolución del dinero.
- Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes.
- Antes de pagar cualquier comprobante, debe de hacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos fiscales y administrativos correspondientes.
Es necesario que para que se puedan contabilizar estos comprobantes de reposición de fondo fijo de caja sea
impecable, como un hábito sano poner en el comprobante a qué tipo de gasto
corresponde es decir a que cuenta contable será cargado el gasto. Con estas
sugerencias estamos seguros que quedaran blindadas administrativamente todos
los movimientos que pasen por los manejos de caja chica.
I.2 transferencias bancarias
Es muy común que por malos hábitos cuando se
realiza una transferencia bancaria, solo sea soporte para contabilizar la impresión
del recibo bancario, pero en la rendición de cuentas queda la duda ¿quién
autorizó esa transferencia? ¿Quién autorizo esos gastos realizados? ¿Acaso ese
gasto está en el presupuesto? porque cuando emitimos un cheque nos desgastamos
porque ese cheque esté debidamente requisitado y si es necesario hasta ya
emitir en la impresión de la póliza de cheque a que gasto contable se va cargar
el gasto, acaso no debería tomar la misma suerte la transferencia bancaria.
Para resolver este problema se propone una “solicitud de transferencia” en el
cual llevara la firma del contador y la firma de las personas responsables de
autorizar los gastos, es decir homogéneo a como si realizáramos un cheque.
I.3 Realización de cobranza.
Normalmente en los condominios ya es
costumbre de vivir de milagros, ya que normalmente las arcas de este se llena
hasta los primeros días del mes posterior a cobrar la cuota de mantenimiento es
decir en los primeros días de junio estamos cobrando la cuota de mantenimiento
del mes de mayo. La simplicidad de este procedimiento administrativo es
realizar políticas administrativas donde la cuota de mantenimiento deberá
cobrarse dentro del mismo mes en curso, realizando y enviando una cobranza
interna, para esto el formato que se propone es el siguiente:
Como se puede observar en este
mismo formato se realiza la cobranza de los servicios privados, un fondo para
realizar los gastos a cuenta del propietario. Es necesario recordar que para
que realizar dichos gastos las cuentas de los propietarios ya debe de estar
fondeadas de no hacerlo de esa manera se entenderá que estamos financiando de
la cuota de mantenimiento para realizar gastos de un tercero.
Así mismo en el formato se propone
tener una página de internet donde el propietario podrá descargar estado de
cuenta de las cuotas de mantenimiento de meses pasados así como su estado de
cuenta de los detalles de sus gastos de servicios privados.
Es muy común que cuando hablamos de
estados financieros dejemos de lado anexos importantes adicionales en la entrega
de los mismos, el estado de antigüedad de saldos de cuotas de mantenimiento un
anexo importante, es decir al momento que se emiten estados financieros
desconozco de la antigüedad de saldos de cuotas de mantenimiento, desconozco de
cómo está mi cobranza al cierre de mes, no sé a qué propietarios voy a demandar
por ser morosos o peor aún a quienes debería de cortarles los servicios es
decir no se el estatus de las cuotas de propietarios.
El condominio tienes tiene una
vida aparte que es la administrativa, ¿se cuánto estoy gastando al mes de mi
cierre contable? ¿Estoy en el rango de gastos autorizados por el comité de
vigilancia? aquí es simple los estados financieros no son suficientes para
satisfacer las necesidades de información para el administrador. ¿Se dé el
rango de gastos del ejercicio actual con el ejercicio anterior? ¿Se de mis
debilidades ante alguna contingencia? ¿Conozco al cierre de mes cuanto llevo
ahorrado para mis contingencias futuras? El formato que proponemos es simple y
resuelve todas estas incertidumbres.
II
Opción de emisión de comprobantes fiscales digitales por internet expedidos por la administradora del condominio
Con las reformas fiscales al artículo
29 del Código fiscal de la federación, se entiende que todos los contribuyentes
a partir del 01 de enero del 2014 deben de emitir comprobantes fiscales
digitales por internet (CFDI), por todos los actos u operaciones que realicen,
por los ingresos que perciban o por las retenciones de contribuciones que
efectúen. Las Asociaciones civiles Personas Morales con Fines no Lucrativas,
que tributan en el Título III de la Ley del Impuesto sobre la Renta, de acuerdo
artículo 79, fracción XVIII de la Ley del Impuesto sobre la Renta y que en
ocasiones tienen como objeto la administración de condominios también deben
emitir comprobante fiscal digital por internet siempre y cuando estén en los
supuestos del primer párrafo del artículo 29 del Código Fiscal del Federación,
sin embargo no lo es así cuando funge como admistradora del condominio y ésta
emite comprobantes en el cobro de cuotas por parte del condominio.
II.1 El tipo de comprobante que la asociación debe emitir cuando cobre cuotas de administración y mantenimiento del condominio.
La mayoría de los fiscalistas afirman que cuando la Asociación
civil cobra las cuotas de administración y mantenimiento del condominio debe
emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI). Esa posición es,
desde luego, un desatino. Este convencimiento no es gratuito exige, pues, una
justificación. Esa justificación pasa por reconocer que la Asociación realiza
dos tipos de operaciones:
i. Las operaciones propias. Las que realiza por la
prestación de servicios de administración del condominio; y
ii. Las operaciones del condominio. Las que realiza
en razón del mandato otorgado por el condominio —entre ellas, las de cobro de
cuotas y erogación de gastos comunes—. Si la asociación realiza operaciones
propias tiene, pues, la obligación de emitir CFDIS. En efecto, cuando la
asociación obtiene contraprestaciones por los servicios de administración que
presta al condominio, se materializa la obligación de expedir comprobantes
fiscales en términos del artículo 86, fracción II de la LISR. Al obtener
contraprestaciones de servicios, se materializa, además, la obligación de
cumplir con los requisitos de los artículos 29, primer párrafo, fracción III y
29-A del Código Fiscal de la Federación, que quieren que los comprobantes
fiscales sean digitales. Así, la asociación tiene la obligación de expedir CFDI
UNICA Y EXCLUSIVAMENTE por sus operaciones que le son propias.
iii. Este criterio lo confirma el texto del artículo
30, fracción V del RLISR, que precisa:
II.2 Inexistencia de una
disposición legal o reglamentaria que obligue expresamente al administrador a
expedir comprobantes fiscales propios cuando realice operaciones a nombre y por
cuenta de terceros.
En efecto, las leyes fiscales obligan a emitir comprobantes por las operaciones propias, pero no obligan a expedir comprobantes propios cuando un contribuyente realice operaciones a nombre y por cuenta de terceros. En efecto, las leyes y reglamentos fiscales imponen la obligación de emitir comprobantes fiscales cuando el contribuyente realiza operaciones per se. Lo que es decir, aquellas operaciones que le son propias, porque él es quien directamente contrata, pacta o conviene.
Las leyes y reglamentos fiscales no imponen, pues, obligación alguna de expedir comprobantes fiscales propios por las operaciones que corresponden a un tercero. Si un contribuyente realiza operaciones a nombre y por cuenta de una persona distinta, la obligación de expedir comprobantes correspondería al segundo y no al primero.
Por ello, es fácil entender que, en el caso concreto,
la sociedad cuando actúa como administradora y actúa a nombre y por cuenta del
condominio no está obligada a emitir comprobante alguno porque ninguna ley o
reglamento fiscal la obliga.
De lo anterior podemos entender
que la asociación no debe emitir comprobantes fiscales. Sin embargo, para
efectos de dar cumplimiento a la rendición de cuentas y para dar cumplimiento
al artículo 30, fracción V del RLISR la asociación debe emitir los siguientes
tipos de comprobantes:
a) Recibos de cobro de cuotas de administración y mantenimiento. La asociación en su carácter de mandatario está obligada, por disposición de nuestro derecho común, a rendir cuentas. La rendición de cuentas pasa por identificar quien pagó las cuotas de mantenimiento y el periodo de pago y pasa por identificar las erogaciones que se hicieron. Por ello, es indispensable que cuando se cobre cuotas de administración y mantenimiento se expida un recibo de cobro. Este recibo nos permitirá identificar en la contabilidad: el ingreso del numerario e identificar al propietario y el periodo que se paga en la contabilidad. Así, la expedición de este recibo es indispensable para llevar una contabilidad y una rendición de cuentas impecable.
Un ejemplo de este tipo de recibo es el que sigue:
Así mismo como complemento cada mes se deberá de enviar estado de cuenta a los propietarios donde se refleje pagada la cuota de mantenimiento del mes en curso.
- Incluir en la constancia los “gastos realizados” para efectos del ISR. La empresa realiza un gasto cuando obtiene un servicio o bien de sus proveedores, aún sin haberlos pagado. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, cuando compra papelería.
- Incluir en la constancia los gastos efectivamente pagados para efectos del IVA.
- Detallar de manera específica los folios, el concepto, monto e IVA que corresponda a cada comprobante;
- No se considerará en el total del gasto, el impuesto al valor agregado que se hubiere causado sobre dicho gasto, excepto cuando el contribuyente por la actividad que realice en el inmueble, se encuentre exento del pago del impuesto al valor agregado.
- Se debe precisar la parte del gasto y del IVA que le corresponde al propietario conforme a su indiviso.
- Esta constancia no debe ostentar requisitos fiscales;
- Esta constancia es la que servirá a los propietarios para deducir las cuotas del condominio y permitirá acreditar el IVA correspondiente en los términos de los artículos 25 del RLISR y 20 del RLIVA.
III
Registro contable de las operaciones del condominio y la de los servicios privados
III.1. El registro contable: ¿a flujo o a devengo?
Legión de condominios llevan su contabilidad a flujo de efectivo. El registro de flujo de efectivo no muestra, sin embargo, la totalidad de las operaciones, toda vez que ignora la base de lo devengado. Las normas de información financiera quieren que la contabilidad se registre sobre la base de lo devengado para mostrar la situación financiera del condominio, lo que es decir la totalidad de los activos, pasivos y remanentes.
La política de llevar la contabilidad a base de flujo de efectivo riñe con la disposición jurídica de rendir cuentas por parte el administrador. La rendición de cuenta supone siempre mostrar la situación financiera del condominio, lo que es decir la totalidad de los activos y pasivos. El registro de flujo de efectivo no muestra, sin embargo, la totalidad de éstos toda vez que ignora la base de lo devengado.
III.2. Los modos de contabilizar las operaciones propias y las operaciones del condominio en la asociación civil
La asociación civil y el condominio son instituciones jurídicas diversas, sin embargo, están íntimamente relacionadas ya que el primero actúa como administradora, mandante y guardante del segundo. Esta relación le permite a la asociación civil tener en custodia el patrimonio del condominio, por lo que se hace necesario distinguir en la contabilidad las operaciones y el patrimonio que le corresponde tanto al condominio como a la asociación civil. La contabilidad se debe reestructurar de conformidad con lo siguiente:
a] La Asociación registrará las operaciones propias del condominio en una contabilidad especial. Son operaciones propias del Condominio:
i. El cobro de las cuotas de mantenimiento y administración y los intereses;
ii. La integración de los fondos de mantenimiento y administración y de reserva;
iii. La expedición de comprobantes que comprueben el pago de cuotas e intereses;
iv. La adquisición de los diversos bienes y servicios y la erogación de los gastos necesarias en la administración y mantenimiento del condominio, así como en la custodia y guarda de cuotas, fondos y valores monetarios;
v. En general, todas aquellas que correspondan a la administración y mantenimiento del condominio,
b] Las operaciones de la Asociación se deben registrar en una contabilidad diversa. Son operaciones propias de la Asociación:
i. La prestación de servicios de administración de condominios de guarda y custodia y los que se presten por mandato concedido;
ii. La adquisición de los diversos bienes y servicios y la erogación de los gastos necesarios para la prestación de servicios de administración, de mandato y de custodia y guarda de cuotas, fondos y valores monetarios.
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